仕事上でのケアレスミスほど悔しいものはないです。
それに、ただの失敗でなく周りがしないようなミスだと自分はなんてダメなやつなんだって思ってしまいますよね。
そのせいで自信がなくなったり、挑戦が怖くなってしまう。そういった怖さがケアレスミスにはあります。
ですが、ケアレスミスは実は技術や仕組みで防げるんです。
今回は仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか?をもとに仕事上でのケアレスミスを減らす超具体的な方法をご紹介します。
本当に効果のあるチェックリスト
仕事上でのミスをなくすために成果物ができたら見直しをすることが有効であるというのはご存じかと思います。
そして、多くの方が成果物ができたら見直しをするということを実践しているともいます。
ですが、チェックリストを作成して一つ一つ指差し確認をしているというかたは少ないのではないでしょうか。
もちろん、ただ単に見直すだけでも効果がゼロではないと思います。
見直しする際に見ている対象は自分自身が作成したものです。
人間にはそれぞれ今まで培ってきた経験から思考の癖があります。
そのため、同じ状況下で成果物を見直しても思考の癖によってこれが正しいと思いこんでしまいます。
ミスを発見できずに終わってしまう可能性があります。
では、どうすればよいでしょうか。
チェックリストを作成して要素ごとに確認すればよいのです。
チェックリストを作成するときには２つのことに気をつけましょう。
１つ目は、できるだけチェックする項目を細分化するということです。
文章の誤字脱字チェックを例とします。
チェックリストの項目を「文章の誤字脱字チェック」と一括りにするのではなく、以下のように分けましょう。
・ファイル名の誤字脱字チェック
・タイトルの誤字脱字チェック
・本文の誤字脱字チェック
・ヘッダーの誤字脱字チェック
・フッターの誤字脱字チェック
重要な書類程細分化してチェックしたほうがミスが減ります。
２つ目は、自分のミスパターンを反映させることです。
失敗には必ず原因があります。
ケアレスミス、凡ミスといわれるようなものでも例外はありません。
そして、中には癖によって引き起こされるミスがあります。
この癖、自分の思考パターンを反映したチェックリストを作成しましょう。
とりあえずグラフを作成する
Excelでのケアレスミスを無くすのに最も効果的な方法がとりあえずグラフにしてみることです。
Excelで入力している値は大体規則性だったり、桁数が固定ではなくても一定の大きさの数値であるはずです。
そのためグラフにするとケアレスミスによって入力された値があれば異常な曲線になります。
視覚的に一発でわかるのでこの方法はとてもおすすめです。
グラフは以下の手順で簡単に作成できます。
1.グラフにしたい箇所の範囲を選択する
2. Alt + F1 またはF11を押下する。（Macならoption+F1）
コピー&ペーストを多用する
ケアレスミスに気付けるようになるのも大事ですが、それよりもっと重要なことがあります。
それはミスを作らないことです。
そのためには、ミスができにくいやり方で作業をする必要があります。
ミスができにくいやり方の一つがコピー&ペースト。
コピペの多用です。
どれだけ短いものでもコピペできそうならコピペしましょう。
例えその一瞬では打ち込んだ方が早かったとしても、後にミスが発覚して修正した場合、より手間が発生することになります。
コピペでおすすめのテクニックは以下です。
・shift＋ctr＋選択したい方向のカーソルキー
→カーソルがある箇所から行の選択
・コピーしたい先頭の文字を一度クリックしてからshiftをおしながら最後の文字までドラック
→最初にクリックした箇所からの最後にクリックした箇所までの範囲選択
違う状況でダブルチェック
ミス対策としてよく挙げられるのがダブルチェックです。
複数回ミスがないかチェックすることで一回目のチェックで見落としてしまったミスを拾えるというものですが、普通にやってもあまり効果はありません。
同じやり方で複数回チェックしたところで、癖によって生み出されたミスの場合自分にとっては違和感がないので気づきにくいのです。
そこで有効なのが一回目とは違う状況でチェックするというものです。
例えば、一回目は上から順番にチェックしていたなら二回目は下から順番にチェックしましょう。
もちろん、ものによっては時間がかかるかもしれません。
しかし、しばらく経ってからミスを修正するコストを考えたら問題ありません。
まとめ
今回は仕事でケアレスミスを減らす超具体的な方法以下４つをご紹介しました。
・チェックリストを作成する
・とりあえずグラフを作成する
・コピー&ペーストを多用する
・違う状況でダブルチェック
残念ながら、私もそうですが、先天的にケアレスミスが多くなってしまう人はいます。
しかし、きちんと対策すればミスは減らせます。
どうか、自分は失敗ばかりでダメなやつなんだって思わないでください。
欠点を仕組みで補ったらあとはあなたの長所が輝きます。
この記事が少しでも頑張るあなたの役に立ったなら幸いです。
参考文献
飯野謙次(著)仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか?
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